Nastavení Outlooku pro lepší přístupnost s odečítačem obrazovky

Jaromír Tichý

Na zpracování dokumentu spolupracovali: Radek Baštář, Zuzana Pohanková a Jaromír Tichý.

Úvod

Program MS Outlook je mezi uživateli odečítačů kladně hodnocen s ohledem na jeho přístupnost. Lze s ním pracovat nejen s odečítači JAWS a NVDA. Je také dobře přístupný pro zvětšovač/odečítač ZoomText. Na základě referencí uživatelů programu SuperNova můžeme konstatovat, že jej lze využít i s tímto speciálním softwarem. Outlook však není většinou nastavený tak, aby bylo jeho prostředí pro uživatele odečítačů přehledné. Proto jsme vytvořili návod, jehož cílem je popsat vhodná nastavení Outlooku pro uživatele odečítačů. Předpokládáme, že naše doporučení ocení také uživatele softwarových lup s hlasovou podporou.

Postupy, s jejichž pomocí jsme změnili prostředí Outlooku s ohledem na uživatele odečítačů, jsme testovali ve verzi MS Office 2019. Outlook byl instalovaný ve Windows 11, většinu testů jsme realizovali s odečítačem NVDA. Jiné verze Outlooku se mohou lišit. Lze předpokládat, že uživatelé ostatních speciálních softwarů mohou mít další požadavky, které nejsou uvedeny v námi zpracovaném dokumentu.

Vypnutí okna se zobrazeným obsahem emailu

V MS Outlooku je standardně spuštěno podokno, ve kterém je zobrazen obsah emailu. Když se přesuneme na některý email, označí jej Outlook jako přečtený, i když jsme jej nepřečetli. Outlook totiž „předpokládá“, že jsme si jeho obsah prohlédli v podokně. Pro uživatele odečítačů je proto vhodné podokno vypnout. Měli by postupovat následujícím způsobem:

• Klávesou Alt se přesuneme do aplikačního menu.
• Šipkou doprava se přesuneme na položku s názvem Zobrazení. Vstoupíme do ní šipkou dolů.
• Klávesovou zkratkou Ctrl + šipka doprava se přesuneme do části karty Zobrazení, která má název Rozložení.
• Klávesou TAB se přesuneme na položku Podokno čtení. Potvrdíme ji klávesou Mezerník.
• Šipkou dolů se přesuneme na položku s názvem Vypnuté. Stiskneme klávesu Enter.

Výsledek: Podokno se vypne. Nyní se můžeme pohybovat po emailech pomocí šipky nahoru/dolů. Emaily budou označeny jako nepřečtené, dokud je neotevřeme klávesou Enter, což je pro uživatele odečítače přehlednější.

Důležité: Vypnutí podokna čtení není bohužel platné pro celý Outlook. Musíme jej realizovat samostatně v každé poštovní složce Outlooku.

Vypnutí rozdělení emailů do jednotlivých dnů

Jednotlivé emaily jsou v Outlooku rozděleny do dnů, ve kterých přišly. Pokud se v seznamu emailů pohybujeme šipkou nahoru/dolů a přečteme si všechny emaily z konkrétního dne, přesuneme se na emaily z jiného dne. V takovém případě nám NVDA přečte „seskupit, rozbaleno, datum“. Poté přečte den, ve kterém přišly emaily. NVDA například přečte „seskupit, rozbaleno, datum, pondělí“. Pokud vás čtení dnů zdržuje a chtěli byste, aby NVDA četlo jenom jednotlivé emaily, můžete postupovat následujícím způsobem.

• Pomocí Alt vstoupíme do aplikačního menu.
• Šipkou doprava se přesuneme na kartu Zobrazení. Vstoupíme do ní šipkou dolů.
• Klávesovou zkratkou Ctrl + šipka doprava se přesuneme na položku s názvem Uspořádání
• Klávesou TAB se přesuneme na položku s názvem Uspořádat podle. Stiskneme klávesu Mezerník.

Šipkou dolů se přesuneme na položku s názvem Zobrazit ve skupinách. Stiskneme klávesu Enter. Položka se tak deaktivuje. NVDA ji čte podobně, jako kdyby se jednalo o zaškrtávací políčko.

Výsledek: V konkrétní poštovní složce zmizí rozdělení do jednotlivých dnů. Pokud se nyní budeme pohybovat pomocí šipky nahoru/dolů, budou nám čteny jen jednotlivé emaily.

Důležité: Nastavení je opět nutné realizovat samostatně pro každou poštovní složku.

Vypnutí náhledu zpráv

Pro rychlejší pohyb mezi jednotlivými e-mailovými zprávami je vhodné vypnout náhled zprávy. Náhled zprávy a podokno emailu se od sebe liší. V podokně emailu je zobrazen jeho obsah. Můžeme se na něj přesunout klávesou TAB a přečíst si jej pomocí šipky dolů. Náhled zprávy je speciální zobrazení v Outlooku. U každého emailu může být zobrazena část zprávy. Uživatel si může přečíst při aktivním náhledu zprávy část emailu, aniž by jej otevíral či aniž by obsah emailu četl v samostatném okně. V souvislosti s náhledem zprávy umožňuje Outlook zobrazit jeden, dva či tři řádky u každého emailu. Zobrazení náhledu zprávy lze také vypnout. NVDA nám nepřečte, zda je zobrazen jen email, nebo zda jsou zobrazeny některé jeho řádky. Uživatel NVDA se tedy při procházení emailů nedozví, zda je aktivní náhled zprávy.

Pokud se chcete rychleji pohybovat v jednotlivých emailech či vypnout náhled zpráv z jakéhokoliv jiného důvodu, postupujte prosím takto:

• Klávesou Alt vstoupíme do aplikačního menu programu Outlook.
• Šipkou doprava/doleva se přesuneme na kartu Zobrazení. Poté do ní vstoupíme šipkou dolů.
• Klávesovou zkratkou Ctrl + šipka doprava se přesuneme do části karty Zobrazení, která se nazývá Uspořádání. Měli bychom být na položce s názvem Náhled zprávy.
• Stiskneme klávesu Mezerník. Poté se šipkou dolů přesuneme na položku Vypnout. Potvrdíme ji klávesou Enter.
• Spustí se dialogové okno. Můžeme v něm nastavit, zda budou změny zobrazení platné jen pro tuto složku, nebo zda budou platné pro všechny poštovní složky Outlooku.

Spuštění konkrétní poštovní složky po aktivaci Outlooku

V Outlooku lze nastavit, do které poštovní složky se automaticky přesuneme po jeho spuštění. Pokud nám nevyhovuje poštovní složka, do které se automaticky přesuneme po spuštění Outlooku, můžeme si zvolit jinou poštovní složku následujícím způsobem:

• Vstoupíme do aplikačního menu Outlooku, použijeme k tomu klávesu Alt.
• Šipkou doleva se přesuneme na položku Soubor. Potvrdíme ji klávesou Mezerník.
• Šipkou dolů se přesuneme na položku s názvem Možnosti. Potvrdíme ji klávesou Enter. Lze také stisknout klávesovou zkratku Alt + M. Využití výše uvedené klávesové zkratky zajistí okamžitou aktivaci položky Možnosti.
• Spustí se dialogové okno Možnosti aplikace Outlook. Po jeho spuštění jsme v seznamu položek, který je na levé straně dialogového okna.
• V seznamu položek se šipkou dolů postupně přesuneme na položku Upřesnit.
• Klávesou TAB se přesuneme do pravé části dialogového okna Možnosti aplikace Outlook. Budeme aktivovat klávesu TAB tak dlouho, až nám NVDA přečte „Spuštění a ukončení aplikace Outlook seskupení, Procházet tlačítko“. Systémový fokus je na tlačítku s názvem Procházet.
• Tlačítko Procházet potvrdíme klávesou Mezerník. Spustí se dialogové okno s názvem Vybrat složku. Po jeho spuštění jsme ve stromovém seznamu. Vybereme v něm poštovní složku, do které bychom se měli automaticky přemístit po spuštění Outlooku.
• Výběr poštovní složky potvrdíme tak, že se klávesou TAB přesuneme na tlačítko OK a stiskneme klávesu Mezerník. Zavře se tak dialogové okno s názvem Vybrat složku.
• Nyní jsme opět v dialogovém okně s názvem Možnosti aplikace Outlook. Musíme zde potvrdit změny, které jsme udělali. Nejlepší postup je následující. Klávesou TAB se přesuneme na tlačítko OK a poté je potvrdíme Mezerníkem. Mělo by být ale dostačující použít následující postup. Uživatel odečítače se může přesunout na prvek dialogového okna s názvem Možnosti aplikace Outlook, který se neovládá klávesou Enter. Poté může stisknout klávesu Enter. Potvrdí se tak tlačítko OK, které je v dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook definované jako výchozí tlačítko. Výše uvedené „zrychlení“ se může lišit podle verze Outlooku, kterou používáme. Není jisté, že bude fungovat v každé verzi MS Outlook.

Vhodné volby pro kontrolu pravopisu

Při psaní emailu je v Outlooku aktivní automatická kontrola pravopisu. Projevuje se to tak, že v průběhu psaní mohou být nahrazována některá písmena uvnitř slov za jiná. Outlook například opravuje malé písmeno na začátku řádky za velké i v případě, kdy to není gramaticky správně. Změny, které Outlook vytváří v průběhu psaní, nám NVDA neohlašuje. Proto je vhodné některé automatické opravy v textu vypnout.

V Outlooku existují také funkce, které souvisejí s kontrolou pravopisu a které mohou lidem se zrakovým handicapem pomoci. Velmi užitečná je například následující. Před odesláním emailu nás Outlook může upozornit na to, která slova jsou chybně napsaná. Seznam chybně napsaných slov se objevuje v samostatném dialogovém okně.

Vhodné nastavení funkcí, které souvisí s kontrolou gramatiky v Outlooku, je komplikovanější. Pracuje se s větším množstvím dialogových oken. Následující část návodu je proto rozdělena pomocí nadpisů.

Nastavení v dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook

• Stiskneme klávesu Alt. Vstoupíme tak do aplikačního menu Outlooku.
• Šipkou doleva se přesuneme na položku Soubor. Potvrdíme ji klávesou Mezerník.
• Šipkou dolů se přesuneme na položku Možnosti. Potvrdíme ji klávesou Mezerník. Spustí se tak dialogové okno s názvem Možnosti aplikace Outlook. Položku Možnosti můžeme také rychle aktivovat klávesovou zkratkou Alt + M.
• V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook se šipkou dolů přesuneme na položku s názvem Pošta.
• Poté se klávesou TAB přesuneme na zaškrtávací políčko s názvem Před odesláním vždy zkontrolovat pravopis. Pokud chceme, aby Outlook vždy před odesláním emailu kontroloval pravopis, musíme toto zaškrtávací políčko aktivovat.

Spuštění dalších dvou dialogových oken

Po aktivaci zaškrtávacího políčka jsme stále v dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook. Pokud chceme vypnout automatické náhrady v textu, musíme postupovat takto:

• Nejdříve se pomocí klávesy TAB přesuneme na tlačítko s názvem Pravopis a automatické opravy. Aktivujeme je, spustí se tak nové dialogové okno s názvem Možnosti editoru.
• Po jeho spuštění jsme na položce s názvem Kontrola pravopisu a mluvnice. Nyní můžeme stisknout klávesu TAB. Přesuneme se tak na tlačítko Možnosti automatických oprav.
• Pokud je potvrdíme klávesou Mezerník, spustí se dialogové okno Automatické opravy.
• Dialogové okno Automatické opravy má pět karet. Na ouška karet se přesuneme pomocí klávesové zkratky Shift + TAB. Mezi kartami se pohybujeme pomocí šipek. Šipkou doprava/doleva však nemůžeme projít všech pět karet.
  • Šipkou doprava/doleva se nejdříve přesuneme na následující tři karty. Jedná se o: Automatické opravy, Automatické opravy pro matematiku a Automatické úpravy formátu při psaní.
  • Pokud stiskneme šipku nahoru a budeme následně aktivovat šipky doprava/doleva, dostaneme se na dvě zbývající karty. Jedná se o: Automatický formát a Akce. Doporučujeme na kartách deaktivovat většinu zaškrtávacích polí (jedná se ale jen o doporučení. Které automatické úpravy a náhrady si zvolíte, je na vás) kromě položek, které řeší:
    • pevné mezery po jednopísmenných předložkách
    • náhrady rovných uvozovek kulatými
    • náhrady vložených odkazů za fungující hypertextové odkazy
• Změny v dialogovém okně potvrdíme tak, že se klávesou TAB přesuneme na tlačítko OK a potvrdíme je klávesou Mezerník. Dialogové okno Automatické opravy se zavře.

Potvrzení změn ve dvou zbývajících dialogových oknech

• Nyní musíme potvrdit tlačítko OK u dialogového okna Možnosti editoru.
• Nakonec musíme potvrdit tlačítko OK u dialogového okna Možnosti aplikace Outlook.